Функция Директор-Секретарь. Особенности применения.

infoats.ru > Знаете ли Вы что... > Функция Директор-Секретарь. Особенности применения. Автор: Sakhrano   ‡   Дата: 12 января 2011   ‡   Рубрика: Знаете ли Вы что...   ‡   Метки: Panasonic, Samsung, функции миниатс

Во многих компаниях есть должность секретаря, в чьи обязанности входит в т.ч. и обработка телефонных звонков, поступающих шефу и соединение шефа с нужными абонентами. Бывает, что у одного секретаря имеется несколько шефов, чьи звонки ей надо обрабатывать. Для решения подобных задач во многих мини-АТС есть функция Директор-Секретарь. Рассмотрим более подробно эту функцию на примере цифровых мини-АТС Panasonic и Samsung.

АТС Panasonic

Функция мини-АТС Директор-Секретарь

Один или несколько секретарей могут обрабатывать вызовы и проверять состояние вызовов одного или нескольких шефов. Для работы данной функции нужно чтобы и у шефа и у секретаря были установлены системные телефоны, на которых должны быть запрограммированы специальные кнопки.

Кнопка PDN – позволяет принимать и совершать вызовы (как внутренние так и внешние). Можно запрограммировать несколько кнопок PDN, что позволит принимать несколько вызовов одновременно (удерживая предыдущий, принимать следующий).

Условно говоря, это кнопка собственного номера. Если такая кнопка одна и по телефону в данный момент идет разговор, то он будет занят для любых других вызовов. Если таких кнопок несколько, то для других абонентов этот телефон будет свободен и в момент разговора можно принять другой вызов.

Одному абоненту можно назначить до 8-и кнопок PDN, тем самым позволяя одновременно обработать 8 вызовов. Как правило шефу назначают 1-2 кнопки PDN, секретарю 2 и больше.

Кнопка SDN – в нее записывается любой внутренний номер, имеющий кнопку PDN. Например, секретарю на эту кнопку прописывается номер шефа.
Индикатор кнопки SDN показывает текущее состояние соответствующего внутреннего абонента (занят/свободен/принимает звонок). Кроме того, эта кнопка может использоваться для выполнения следующих операций:

  • вызов внутреннего абонента с PDN (секретарь вызывает шефа)
  • ответ на вызовы, поступающие внутреннему абоненту с PDN (секретарь отвечает на вызовы, поступающие шефу)
  • удержание вызовов и извлечение вызовов, удержанных внутренним абонентом с PDN (шеф извлекает вызов, удержанный секретарем)
  • переадресация вызовов внутреннему абоненту с PDN (секретарь соединяет шефа с нужным абонентом)

Для одного абонента с PDN может быть назначено до 8-и абонентов, у которых в SDN прописан его номер. Т.е. одному шефу может быть назначено до 8-и секретарей с его кнопкой SDN.

При поступлении звонка шефу у секретаря также раздается звонок. Секретарь может перехватить направленный шефу звонок.

На кнопки PDN и SDN можно выставлять задержку звонка. Например, если шефу выставить задержку 2 звонка на кнопку PDN, то его телефон зазвонит только спустя 2 звонка после поступления вызова, при этом телефон секретаря зазвонит сразу. Т.о. все звонки поступающие шефу сначала проходят через секретаря. Или можно сделать наоборот – звонок у секретаря раздается в том случае, если шеф через 2 звонка не взял трубку (секретарю выставляется задержка 2 звонка на кнопку SDN)

В любом случае звонок можно принять, не дожидаясь окончания задержки, нажав на соответствующую мигающую кнопку (PDN или SDN), т.к. мигать она начнет сразу после поступления вызова.

С помощью кнопки SDN удобно вызывать соответствующего абонента (одним нажатием кнопки), переключать на него звонок (переключение также осуществляется одним нажатием на кнопку SDN), снимать вызовы с удержания, установленные на телефоне с PDN (тоже одним нажатием).

Эти кнопки существенно облегчают и упрощают взаимодействие секретарей и начальников, сводя все основные операции к простому нажатию одной кнопки.

Пример работы функции мини-АТС Директор-Секретарь

Есть и некоторые ограничения – нельзя запрограммировать различные типы сигналов для внешних и внутренних звонков на PDN кнопку. Тип вызова можно будет увидеть только на дисплее телефона.

АТС Samsung

В мини-АТС Samsung эта функция работает несколько по-другому.

На системных телефонах шефа и секретаря должна быть прописана специальная кнопка BOSS.

В том случае, когда у шефа телефон занят или на нем установлен режим «Не беспокоить» (DND), все новые звонки будут поступать на телефон секретаря. При этом кнопка BOSS у шефа будет мигать красным цветом.

Секретарь может перевести принятый звонок шефу, нажатием на кнопку BOSS (даже несмотря на то, что у шефа установлен режим «Не беспокоить»)

 




Понравился пост? Подпишитесь на обновления блога по RSS    rss    или Email    email

Кроме того, интересно почитать:



Оставить комментарий или два



Отправить в сервисы закладок